Получив отклики, отдел закупок должен согласовать и зарегистрировать все поступившие предложения. Выбор партнеров производится на основе сравнения цен и условий различных компаний.

Создание заказа

На этом этапе задача менеджера по закупкам - сформировать официальный заказ для выбранного поставщика. Он обязательно содержит такую информацию;

  • ID;
  • дата отправки;
  • наименование материалов, основные характеристики;
  • желаемые условия (сроки, способ оплаты и пр.).

Обязательным шагом является проверка наличия действующих договоров о сотрудничестве - в зависимости от ситуации может потребоваться продление старого контракта (если срок предыдущего истекает) либо заключение нового.

Контроль исполнения

Приняв заказ, поставщик должен отправить вам инвойс, уточняющий условия выполнения соглашения. В этом документе указывают:

  • дату отправки;
  • перечень материалов;
  • объем партии;
  • реквизиты для оплаты;
  • требуемую расчетную валюту.

Если стороны пришли к соглашению, заказчик вносит оплату, о чем сразу уведомляет поставщика. Тот, со своей стороны, уточняет сроки отгрузки материала и сообщает о перемещениях груза.

Получение и использование материала

В процессе приема продукции уполномоченные сотрудники проверяют, соответствуют ли характеристики материалов заявленным, регистрируют выявленные отклонения, а в случае нарушения условий соглашения со стороны поставщика - выставляют соответствующие претензии.

При поступлении материалов на склад для каждой партии заводят карту, куда записывают данные о продукции и ее количестве, дату доставки, номер договора.